DigiTool é uma solução para a administração de informações digitais mantidas pelos ambientes academico e da biblioteca. DigiTool permite que as instituições criem, administrem, preservem e compartilhem as suas coleções digitais locais. Com a integração das coleções digitais nos portais institucionais e nos sistemas de "e-learning", instituições que possuem o DigiTool fornecem aos usuários um ambiente de trabalho avançado. 

As coleções de hoje possuem cada vez mais conteúdos digitais - textos, imagens, áudio e vídeo. Uma instituição que administra essas obras digitais necessita de ferramentas para organizar o conteúdo de maneira a ajudar a instituição a compartilhá-los com os usuários-finais e com outras instituições. De frente com essa realidade, as instituições também precisam lidar com as necessidades realcionadas com a preservação dos objetos digitais e com a complexidade que isso envolve. 

Agora, mais do que nunca, as instituições estão a procura de uma solução de gerenciamento que atenda as necessidades da sua infra-estrutura de tecnologia, a integrando com os seus demais sistemas. Essa última necessidade é de extrema importância para a área de sistemas de administração de dados digitais, da qual sempre se espera o fornecimento de soluções de níveis corporacionais, e não apenas soluções que atendam somente às necessidades de departamentos ou coleções específicas.

Baseado em uma combinação única de módulos que, juntos, fornecem uma solução abrangente, a arquitetura modular, flexível e aberta do DigiTool é desenvolvida para atender as necessidades atuais e futuras de uma larga variedade de tipos de coleções digitais:

Repositórios institucionais que gerenciam e disseminam os materiais digitais criados pela instituição, pelos seus órgãos e pelos seus membros - por exemplo, teses, dissertações, pré-prints, off-prints, trabalhos acabêmicos, relatórios de comissões, entre outras. 

Coleções de materiais acadêmicos/educacionais, incluindo objetos de aprendizado, coleções licenciadas, cuja finalidade está ligada ao aprimoramento da experiência de aprendizado e a facilitação das pesquisas acadêmicas. 

Coleções especiais mantidas e preservadas pelas instituições para o benefício da sociedade, incluindo coleções culturais históricas inteiramente digitalizadas.  

Operado em uma série de ambientes, o DigiTool é único em seu abrangente suporte para unidades multi-administrativas -- fornecendo um único repositório institucional para consórcios que compreendem diversas instituições acadêmicas ou universidades que, por sua vez, possuem inúmeros departamentos. Cada unidade pode administrar e controlar suas próprias coleções dentro de um único módulo de Repositótio do DigiTool. Os clientes da sua instituição podem realizar buscas em todas as coleções através de uma única interface, que pode ser customizads para refletir as necessidades visuais da unidade administrativa. 

DigiTool é composto por diversos módulos, cada um desenvolvido para atender a diferentes necessidades, funções e fluxos de trabalhos relacionados com o ciclo de vida de um objeto digital. Em um primeiro momento, os objetos e os metadados associados são depositados ou inseridos no Repositório do DigiTool; em seguida a instituição realiza as rotinas de gerenciamento do objeto, incluindo a edição dos metadados e o gerenciamento da coleção. Finalmente, os usuários-finais podem realizar buscas no Repositório e solicitar a entrega dos objetos desejados. Esse conjunto de módulos fazem do DigiTool a mais abrangente solução para as necessidades de gerenciamento de dados digitais do mercado.

O robusto Repositório do DigiTool, que reside no coração do sistema, é responsável pelo armazenamento e administração dos objetos digitais -- tais como arquivos de texto -- e seus respectivos metadados. Visto que os metadados são armazenados na base de dados Oracle^® do Repositório, os objetos são armazenados em um sistema de arquivos de rede seguro (NFS) ou em sistemas remotos que são acessados via internet. Uma camada de serviço de Web padrão (SOAP) permite que o Repositório interaja com outros módulos do DigiTool, assim como com outros sistemas locais ou de terceiros. 

Um conjunto de módulos administrativos poderosos desenvolvidos para a equipe de funcionários e administradores do sistema permite quatro principais atividades -- transferência de arquivos, edição de metadados, administração de coleções e administração do sistema. O módulo de transferência de arquivos administra a carga dos objetos no Repositório. A edição de metadados descritivos ou de outra natureza (por exemplo, metadados técnicos ou de preservação) é possível pelo editor de metadados, o "Meditor". Com o módulo de Administração de Coleções, a equipe de funcionários pode organizar os objetos em coleções estruturadas que facilitam a navegação dos usuários-finais.

O sofisticado módulo de Busca Digital permite aos usuários buscarem os objetos a partir de seus metadados ou do texto completo dos documentos; também é possível navegar pelas coleções de objetos pré-definidas pela instituição, exibir os objetos digitais e utilizar os serviços pessoais disponíveis, tais como as ferramentas de administração de coleções pessoais. DigiTool garante total segurança em questões relacionadas com direitos autorais; com a atribuição de privilégios de exibição, as instituições podem controlar o acesso aos seus objetos digitais. As características de controle regulam os privilégios de exibição dos usuários-finais de acordo com parâmetros como o status do usuário, discplina/curso em que está matriculado e endereço IP. O usuário da interface da Busca Digital pode facilmente customizá-la de acrodco com a aparência e visual de sua instituição.

O módulo de Depósito permite, pela internet, a transferência de objetos digitais como teses, dissertações, objetos de aprendizagem por profissionais não vinculados à biblioteca. Esse tipo de ação também é definida nas permissões do status do usuário, que permite aos profissionais revisar e aprovar os objetos depositados.

Equipado com gerenciamento de usuários-finais, o DigiTol autentica os usuários através de uma base de usuários mantida em sua base de dados, ou através de um servidor de autenticação externo mantido pela instituição, como o LDAP. DigiTool suporta "single sign-on" (SSO), permitindo aos usuários que já se autenticaram em outros sistemas da Ex Libris total acesso ao DigiTool sem a necessidade de repetir o processo de autenticação.

A arquitetua do DigiTool está baseada em uma série de tecnologias, como Web services (SOAP), XML, XSD, XSL, ODBC, Unicode, e JPEG 2000.

Como parte do comprometimento da Ex Libris com os padrões industriais, DigiTool também suporta MARC 21, Dublin Core Qualificado, METS, Z39.87-2002 – Metdados Técnios para Imagens Digitais Frisadas, OpenURL, Z39.50, e OAI-PMH.